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Aula 42 - Administrando sua automecânica: Atas e registros


O registro das informações acordadas deve ser colocado no papel e assinado por todos, assim ficam evidentes os compromissos assumidos

Por: Pedro Luiz Scopino - 09 de outubro de 2020

O que é uma ata? Como elaborar uma, e como tornar isso um hábito nas reuniões?

Ata é um registro escrito, preferencialmente em um livro específico, sobre todos os acontecimentos e assuntos debatidos durante uma reunião, uma tomada de decisões ou outro tipo de assembleia. Nada impede que o mesmo seja digitado, transformado em arquivo em PDF, e depois lido e assinado por cada participante.

É um relato resumido com algumas descrições básicas e que serão repetidas, do que foi discutido e normalmente é redigido por um indicado ou o próprio gestor.

A ata tem grande eficiência na gestão de uma empresa, este é o melhor documento para registrar as decisões tomadas em reuniões pelo seu formato simples e prático, que relata tudo o que ocorreu e foi decidido entre os presentes, e pode ser lido, e posteriormente assinado, por um colaborador que estava ausente no momento da reunião.

Antigamente, as atas eram mal faladas, por serem muito complexas e longas, mas hoje, podemos ser bem práticos e claro, em curto espaço de tempo, para as tomadas de decisões.

Algumas orientações são recomendadas serem seguidas, como pautas pré-definidas, tempo previsto para término e participantes.

Tipos de atas

As atas não são apenas textos que reúnem os problemas e acordos tratados em uma reunião oficial ou privada, por exemplo: são também os certificados que atestam a eleição ou definição de alguém para um cargo. Além disso, uma ata serve para certificar oficialmente um fato, como acontece na ata de certidão lavrada em cartório, por exemplo.

Uma ata deve ser redigida de tal maneira que não seja possível qualquer modificação posterior.

Se o relator (quem está escrevendo a ata) cometer um erro, algo que é possível de ocorrer, deve empregar a partícula retificativa “digo”, como neste exemplo: “O responsável pelo diagnóstico será o mecânico C, digo, o mecânico A”.

E quando o erro é percebido só depois? Quando se constatar erro ou omissão depois de lavrada a ata, usa-se a expressão “em tempo”: “Em tempo: onde se lê mecânico C, leia-se mecânico A”.

A ata é um importante documento na reunião, pois estarão no papel as definições e decisões tomadas!

É muito importante ter as pautas bem objetivas e determinadas com antecedência!

Como deve ser uma ata?

O que você precisa para facilitar sua vida e conseguir fazer uma ata de reunião eficiente é partir de um modelo de ata de reunião. Vamos ao exemplo de ata, como deve ser:

  • com margens dos dois lados (livro de ata) e formatadas em editor de texto que não permita alteração, como o PDF, por exemplo;
  • sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página);
  • sem abreviaturas de palavras ou expressões;
  • com números escritos por extenso;
  • sem rasuras nem emendas;
  • sem uso de corretivo;
  • com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;
  • com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões;
  • nomes dos presentes participantes;
  • pautas enumeradas;
  • respostas e definições das pautas, também enumeradas;
  • pautas pendentes ou novas solicitações;
  • nomes e local para assinatura de todos.

 

CONCLUSÃO

Portanto, as atas e registros devem ser feitas sempre, pois tratam de documentos assinados e com a concordância dos participantes. Tornando-se dessa forma, um verdadeiro documento. Uma empresa bem organizada faz esse registro e já determina as pautas com bastante antecedência, e se tiver mais uma pauta urgente, ou que não estava prevista, ou que é de emergência, havendo tempo, pode ser incluída na reunião e na ata.

Mas não se esqueçam, que além de ser mecânico, tem que ser gestor.

Faça a gestão da sua empresa, ela é muito importante e vital para a vida empresarial!

PRÓXIMOS TEMAS

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Aula 44 Venda de Serviços

Aula 45 Venda de Acessórios

Abraços a todos, até o próximo mês e $UCE$$O!